Visio varainhoito Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Visio Varainhoidon käytännöt henkilötietojen keräämiseen ja käyttöön sinulta ja sinusta kun olet asiakkaanamme.

 

Rekisterinpitäjänä toimii Visio Varainhoito Oy.

 

Visio käsittelee henkilötietojasi useasta syystä, ja siten, kun tässä tietosuojaselosteessa puhumme asiakkaasta tai ”sinusta”, tarkoitamme sillä paitsi asiakkaita, myös asiakkaidemme työntekijöitä tai esim. asiamiehiä ja edustajia tai tosiasiallisia edunsaajia tai yrityksen vastuuhenkilöitä. Käsittely liittyy mm. asiakkuuden perustamiseen, sen ylläpitoon ja kehittämiseen, sekä toimeksiantojen ja omaisuudenhoidon toteuttamiseen.

 

Mihin perustuen käsittelemme tietojasi?

Tietojen käsittely perustuu kanssasi tehtyihin sopimuksiin, esimerkiksi rahastosijoituksen yhteydessä luotuun asiakassuhteeseen.

 

Rahoitusalan lainsäädäntö edellyttää Visiolta monia käsittelytoimenpiteitä, jotka eivät ole suoraan sidoksissa sopimuksen täytäntöönpanoon, mutta jotka Vision tulee tehdä. Näitä käsittelytarkoituksia ovat esimerkiksi asiakkaan tunteminen ja pakote-/ja varoituslistavertailu. Lisäksi lainsäädäntö edellyttää asiakkaiden luokittelua tuotekohderyhmittäin, jotta erilaisia tuotteita tarjotaan vain oikeille kohderyhmille. Näiden osalta käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

 

Miten ja mihin tarkoitukseen käsittelemme tietojasi

Sopimuksen täytäntöönpanemisen ja asiakkuuden hoitamisen lisäksi käsittelemme tietojasi lainsäädännön vaatimuksiin perustuen. Nämä käsittelyt voivat liittyä mm. kirjanpitosäädöksiin, raportointiin vero-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaisille, palvelu- tai tuotekohtaiseen lainsäädäntöön (kuten arvopapereihin tai rahastoihin) liittyvien velvollisuuksien hoitamiseen tai riskienhallintaan.

Henkilötietoja käsitellään myös Vision toiminnan (prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien) kehittämiseen.

 

Mitä tietoa keräämme ja miksi

Lainsäädännöstä tuleva tuntemisvelvoite edellyttää meitä keräämään asiakkaistamme henkilötunnuksen ja nimen, ja näiden todentamiseksi dokumentin, kuten kopion passista, ajokortista tai muusta vastaavasta henkilöllisyystodistuksesta.

 

Lisäksi meillä tulee olla yhteystietosi (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite). Visio Varainhoito Oy Kalevankatu 12, 00100 Helsinki Y-tunnus 2298186-6, www.vam.fi Asiakkuuden alussa kerätään, ja säännöllisesti päivitetään taloudelliset tiedot, ml. sijoittajakuvan kartoituskysymykset ja soveltuvuusarviointi.

 

Keräämme myös lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot (verotusmaa tai ulkomainen verorekisterinumero sekä asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen ja rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot).

 

Puheluita, sähköposteja ja chat-keskusteluja voidaan myös nauhoittaa ja tallentaa toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin.

 

Mistä keräämme tietoa

Suurimman osan tiedoista saamme suoraan sinulta tai vajaavaltaisten osalta heidän edunvalvojaltaan tai huoltajaltaan.

Sinulta tai edunvalvojaltasi saatavien tietojen lisäksi voimme saada tietoa ulkoisista lähteistä, jotka voivat olla viranomaistahoja tai kaupallisia tiedonvälittäjiä. Tällaisia lähteitä ovat mm. väestörekisteri, yritysrekisterit, valvontaviranomaisten rekisterit, verohallinnon rekisterit, pakotelistat ja luottotietorekisterit.

 

Kuinka kauan säilytämme tietojasi

Asiakkuuden päättymisen jälkeen poistetaan tiedot, joita ei tarvitse tai saa säilyttää lainsäädännöstä johtuen. Niiden tietojen, jotka säilytetään, osalta säilytysajat vaihtelevat lainsäädännöstä riippuen. Esimerkiksi rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja petosten estämiseen liittyen säilytysaikavaatimus on vähintään viisi vuotta liikesuhteen päättymisen tai yksittäisen tapahtuman suorituksen jälkeen. Kirjanpitosäännökset voivat edellyttää säilytystä jopa kymmeneen vuoteen asti. Lisäksi Visiolla on oikeus säilyttää tietoja esim. riita-asioiden varalta.

 

Tietojen luovuttaminen

Vision palveluiden toteuttaminen ja sopimuksien noudattaminen edellyttää henkilötietojesi luovuttamista kolmannelle osapuolelle.

Voimme luovuttaa tai siirtää tietojasi tilanteessa, jossa yhteistyökumppanimme suorittaa Vision lukuun tehtävää, joka on tietojesi keräämisen käyttötarkoituksen mukainen, tai käytämme ohjelmistoa, joka on toisen toimijan ylläpitämä. Kaikkien yhteistyökumppaneidemme kanssa on solmittu kirjallinen sopimus, jossa käsittelijän vastuu tietojesi käsittelystä on tarkkaan määritelty, ja jossa tietojesi käsittely on rajattu vain sopimuksen mukaiseen käsittelyyn.

Emme pääsääntöisesti siirrä tai luovuta tietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli Visio Varainhoito Oy Kalevankatu 12, 00100 Helsinki Y-tunnus 2298186-6, www.vam.fi poikkeuksellisesti näin tekisimme, varmistamme sopimuksella, että tietosi ovat vähintään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimalla tasolla suojattu.

Emme koskaan myy tietojasi kenellekään.

 

Oikeutesi ja miten voit käyttää niitä

 

Oikeus pyytää tietojen poistamista

Lähtökohtaisesti meillä on finanssisektorin lainsäädännön vuoksi monissa tapauksissa velvollisuus säilyttää henkilötietojasi paitsi asiakassuhteen aikana, myös sen jälkeen, joten emme yleensä voi suostua pyyntöösi tietojen poistamisesta. Sinulla on kuitenkin oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:
o vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa
o tietojen käsittely on lainvastaista

 

Kun et enää halua markkinointiamme

Lähetämme suostumuksesi nojalla erilaisia kirjeitä kuten mm. kuukausikatsauksen. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Kun haluat peruuttaa suostumuksesi näihin kirjeisiin, voit lähettää lyhyen viestin osoitteeseen visio@vam.fi, jossa kerrot haluavasi poistua postituslistaltamme.

 

Kun haluat korjata sinua koskevan virheellisen tiedon

Teemme parhaamme pitääksemme tietosi ajan tasalla, mutta mikäli huomaat tiedoissasi virheitä, otathan yhteyttä visio@vam.fi, niin korjaamme tietosi.

 

Kun haluat tietää, mitä tietoja meillä on sinusta

Kun haluat tietää, mitä tietoa meillä on sinusta, lähetä lyhyt viesti visio@vam.fi, ja pyydä saada nähdä tietosi. Vastaamme pyyntöösi mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 30 vrk kuluessa.

 

Kun haluat tietää, mitä tietoja meillä on sinusta

Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Toimitamme nämä tiedot 30 vrk kuluessa pyynnöstäsi.

 

Valitus viranomaisille

Jos koet, että tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi on loukattu Vision toimesta, sinulla on oikeus tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistoon valitus asiasta.

 

Tietojesi suojaaminen

Yksityisyytesi on meille tärkeää. Varainhoitoon kuuluu erottamattomasti tietosuojan korkea taso.

Visio suojaa henkilökohtaisia tietojasi kohtuullisin fyysisin, teknisin ja organisatorisin toimenpitein estääkseen henkilökohtaisten tietojen luvattoman käytön ja käsittelyn, sekä luvattoman tai vahingossa tapahtuvan häviämisen, tuhoutumisen tai vahingoittumisen. Tällaisia toimenpiteitä ovat mm. seuraavat:
o tietosi ovat saatavilla vain niille yhtiömme työntekijöille, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeutus
o henkilöstön kattava tietosuojakoulutus
o tietojen tekninen suojaaminen, mm. palomuurein

 

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tässä selosteessa esitetyt käsittelytapamme voivat toimintamme kehittyessä saada uudenlaisia muotoja, ja siten tätä tietosuojakäytäntöä voidaan muuttaa. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla, joten kehotamme sinua aika-ajoin lukemaan sen sisällön.

 

Yhteystiedot tietosuojakysymyksissä

Rekisterinpitäjä: Visio Varainhoito Oy, Aleksanterinkatu 21 H, 00100 Helsinki, email visio (at) vam.fi.

Tietosuojavastaava: Satu Huhtanen, Visio Varainhoito Oy, Kalevankatu 12, 00100 Helsinki, puh. 041 437 5644, email satu.huhtanen (at) vam.fi.